AWELD

Implementace informačního systému Dialog 3000Skylla v praxi

Jsme česká strojírenská firma AWELD spol. s r. o, která se na tuzemském i zahraničním trhu pohybuje téměř čtvrt století. Tato doba již něco vypovídá o zkušenostech.  Za ta léta naše společnost přirozeně prošla znatelným vývojem, zažila mnoho vzestupů i krušných chvilek, poradit si musela s řadou výzev a překážek. Přesto je zde, větší, silnější a odhodlaná ustát i současnou krizi spojenou s celosvětovu pandemií. Informační systém Dialog se zdá být dobrým parťákem, dá se říci, že implementaci jsme dokončili v pravou chvíli.

Stěžejní oblastí našich výrobků od počátku byl a je cihlářský a keramický průmysl. Dodáváme zhruba do 30-ti zemí světa, máme vlastní vývoj, konstrukci, technologii, výrobu. Jsme schopni realizovat celou výrobní linku, samostatný stroj, jeho generální opravu, dodat jakýkoliv náhradní díl, zrenovovat opotřebitelné díly, podílet se na instalaci kdekoliv u zákazníka. Tak jak společnost rostla, zvětšoval se  i záběr odvětví, do kterých jsme mohli dodávat – přibyl např. potravinářský, těžební průmysl, zemědělství, doprava sypkých materiálů, zpracování odpadů, energetika a další. Toto vše má jednoho společného jmenovatele, a tím je šnekový dopravník. Našimi zákazníky jsou jak velké nadnárodní společnosti, tak střední a malé podniky a v neposlední řadě pro nás stejně důležití živnostníci a malé rodinné firmy. Opět mají něco společného – ať už jsou jejich zakázky řádově v miliónech či tisících, jsou převážně individuálně řešené vzhledem ke své specifičnosti, opakovatelnost je zanedbatelná. Mluvíme tedy o kusové výrobě, kterou je nutno řídit projektově.

Cesta ke komplexnímu informačnímu systému

Historický vývoj podpory našeho podnikání využitím SW nástrojů můžeme shrnout takto: Společnost ve svých úplných začátcích využívala pouze jednoduchý účetní systém. Veškeré nákupní doklady, informace o prodejních objednávkách, jejich potvrzení, následná evidence zakázky, její výrobní postup, výkazy z výroby, výstupní kontrola, logistika a expedice – to vše bylo pouze „evidováno“ pomocí různých textových a tabulkových souborů, mezi kterými nefungovala jakákoliv interaktivita. Po první větší expanzi společnosti bylo toto jednoduše neudržitelné. Pro účetnictví byl implementován nový databázový SW, pro obchod a výrobu jsme si nechali „vyrobit“ SW na míru. Toto nebylo úplně jednoduché, avšak několik let v rámci možností fungující a dostačující. Oba SW se podařilo částečně propojit. Firma ale stále rostla, nejen prostorově, personálně, ale samozřejmě i svými výrobními možnostmi a technologiemi, a tak se zvyšovaly nároky uživatelů a potřeby sledování a vykazování mnohem většího množství dat, která spolu souvisela. A o tomto bylo potřeba mít jasný přehled. Zhruba v roce 2016 jsme si museli přiznat, že i „nové“ řešení je už jaksi zastaralé, nedostačující, vlivem neustálého „přilepování“ potřebných funkcí představovalo spíše časovanou bombu než podpůrný nástroj. Věděli jsme jedno: přestože je naše výroba velmi specifická a nebude lehké „obléknout se do konfekce“, nechceme už „šít na míru“. Po několika měsících pátrání na molech databázových systémů, konzultacích a referenčních návštěvách, jsme se rozhodli koupit „model“ Dialog 3000Skylla české firmy CONTROL. Přesvědčil nás variabilní rozsah modulů, který pojme všechny procesy spojené s naším podnikáním, dobré reference stávajících klientů, příjemné uživatelské prostředí a jednoduché ovládání systému, všeobecně dobrá komunikace se zastupujícími konzultanty i ochota přizpůsobit základní verzi našim potřebám.

Jak probíhala implementace Dialog 3000Skylla

Na jaře 2018 jsme celý proces nevratně spustili. Po aktivní spolupráci při implementační analýze a stanovení přesného rozvrhu celého téměř ročního procesu se konzultovalo, školilo, analyzovalo… Samozřejmě stejně tak jako se protáčely panenky některých našich zaměstnanců, točila se i čísla na našich platebních příkazech, implementace nového informačního systému zkrátka není levná záležitost, to je zřejmé již v začátcích. Nakoupili jsme dostatečné množství modulů, aby byla pokryta práce a souvislosti v jednotlivých úsecích: marketing, obchod – nákup/prodej/skladové hospodářství, finance a účetnictví, mzdy a personalistika, docházka, řízení výroby, projektový manager, tvorba konstrukční a technologické dokumentace. Zde i v jiných oblastech bylo nutné provázat IS Dialog s námi používaným SW pro tvorbu modelů a výkresové dokumentace a vytěžování dat z dokladů. I v tomto směru byla spolupráce s konzultanty společnosti CONTROL výborná. Zpočátku jsme všechny uživatele školili v testovací databázi. To se bohužel s blížícím se přechodem na nový IS, jevilo jako kontraproduktivní, a tak jsme se nakonec rozhodli pracovat rovnou v ostré databázi. Doba, kdy bylo potřeba „nakrmit“ jednotlivé číselníky stovkami položek, se zdála nekonečná. Mnohdy trvalo déle dát jednotlivým oblastem řád, než je zaplnit. Přestože bylo již něco stanoveno analýzou, praxe nás kolikrát přesvědčila, že je nutné vrátit se na začátek a vymyslet to jinak. Ne jednou jsme propadali zoufalství a pesimismu, že to světlo na konci tunelu snad ani být nemůže. Ne jednou jsme stáli ve slepé uličce a měli co dělat, abychom si zachovali důstojnost při vzájemných jednáních. Někdy jsme se přistihli, že opět „šijeme na míru“, což dodavatel nevidí rád, uživatel ale potřebuje. Ale jak už to bývá, na to horší se rychle zapomíná a dnes po dvou letech od zahájení spolupráce a po roce plného provozu jsme se systémem spokojeni a vidíme mnoho přínosů.

Máme několik obchodních zástupců, kteří jsou převážnou většinu své pracovní doby na cestách, aby udrželi kontakt se zákazníkem, na místě identifikovali jeho aktuální potřeby, případně v roli technika zajistili základní parametry poptávaných dílů. Díky vzdálenému připojení a zanesení všech získaných dat do marketingového modulu jsou v neustálém kontaktu s našimi obchodními referenty, kteří si tato data mohou převzít bez jakéhokoliv osobního kontaktu a začít tak zpracovávat nabídku. Prakticky to znamená, že obchodní zástupce může reagovat zákazníkovi s nabídkou ještě dříve, než se z cesty vrátí, což je bezesporu v dnešním světě obchodu velmi žádoucí.

V případě úspěšnosti nabídky je přijata prodejní objednávka, tato je kompletně zaevidována, potvrzena zákazníkovi, jsou vygenerovány všechny s ní související doklady. Na pozadí v projektovém manageru je vygenerován několikaúrovňový projekt, který nám slouží jako „šanon“, ke kterému jsou postupně nahrávány veškeré související informace – od pokynů obchodních zástupců, záznamů z přejímek zboží k renovaci, existujících kalkulačních listů po úkoly pro jednotlivé úseky jako např. způsob označení a balení, požadavek na expedici. Veškeré tyto úkoly jsou adresovány konkrétnímu úseku, jdou za konkrétním uživatelem a mají stanovený termín plnění. Tento termín je sledován hned v několika dalších krocích a hodnoceních, určuje časový průchod zakázky firmou a na jeho plnění je z části postaven i systém odměňovacích složek zaměstnanců.

 Na základě informací z projektového managera oddělení technické přípravy výroby zpracuje výkres, kusovník, technologický postup a vydá soubor výrobních průvodek pro danou zakázku. Zároveň s tímto krokem začíná pracovat nákupčí, který denně sleduje požadavky na nákup materiálu, které jsou výstupem z právě vydaných průvodek. Přebíráním zůstatků těchto požadavků tvoří nákupní doklady, na jeho práci po přijetí zboží navazuje skladník a dispečer výroby. Zástupci výrobního úseku si přebírají do plánovacích tabulí aktuální frontu nových operací a požadavků na kooperace. Zde velmi pozitivně hodnotíme nástroj pro tvorbu nestingů resp. pálicích plánů pro naše pracoviště na výrobu vlastních výpalků.

Vše je „živý“ organismus, jakmile je průvodka vydaná, je možné si zakázku zkontrolovat v jakémkoliv kroku, na jakémkoliv pracovišti. V přehledu je vidět aktuální spotřebovaný materiál, který máme ošetřen automatickým výdejem, je velice dobře dohledatelné množství odčipovaných operací. Po závěrečné kontrole dílu je zakázkový list mistrem zkontrolován a „ukončen“ respektive díl je předán na sklad hotových výrobků.

Fakturace/logistika si díl dále přebírá do prodejních dokladů a po expedici zboží a vyřízení všech potřebných formalit projektu uzavírá. Nesporným benefitem tohoto systému je, že procesy na sebe navazují a je-li dodržena správně veškerá metodika, můžeme dohledat souvislosti a referenční doklady od začátku do konce průběhu zakázky.

Díky zakoupení modulu pro tvorbu sestav (Finanční kancelář) jsme si nechali zpracovat několik interních vyhodnocovacích ukazatelů např. dosažení plánované kontraktace, ziskovost jednotlivých zakázek, dodržení projektem stanovených termínů atd., které využívá vedení společnosti ke sledování a hodnoceni aktuální situace ve všech oblastech.

Samostatné úseky jako je například personalistika a mzdy pracují bez obtíží. Informační systém je napojen na všechny potřebné úřady a instituce a není zde zásadních výhrad.

Jaké jsou hlavní přínosy pořízení informačního systému a kde máme ještě rezervy?

Díky nově zavedenému informačnímu systému sledujeme všechny procesy a potřebná data pouze v prostředí jednoho SW nástroje. Přestože bylo potřeba posílit HW, tato investice se vyplatila. Díky tomu, že nás koncept systému donutil podrobně zpracovávat technologické postupy, je práce ve výrobě lépe organizovaná, lépe plánovaná a správně vykazovaná. Výrobní časy se nám podařilo výrazně zkrátit, tím ušetřit čas i finance a dodržovat slíbené dodací termíny.  Máme možnost kdykoliv nahlédnout do aktuálního stavu zakázky. Díky „online“ vykazování spotřeby práce, materiálu a kooperací má kdokoliv ze zmocněných uživatelů možnost ihned vyhodnotit stav zakázky, aniž by tyto informace zdlouhavě získával otázkami na zástupce výroby. Jednoznačně jsme získali jasný přehled o stavu skladů, materiál se nám neztrácí, netoulá se po firmě.

V souvislosti s materiálem a jeho skladováním vidíme rezervu v možnosti používání E-skladu, kdy by byl materiál přijímán a vydáván pomocí čteček (PDA) a štítků s čárovými kódy. Druhým cílem je důslednější využívání kapacitního plánování na všech našich pracovištích.

 Za AWELD spol. s r. o.

Ing. Blanka Pechmanová Brabencová

vedoucí implementačního týmu a aktuálně správce informačního systému Dialog 3000Skylla